编号：公司－供－001-2024-V2
常州制药厂有限公司物资采购管理办法
第一章 总则
第一条 为规范常州制药厂有限公司（以下简称“公司”）的物资采购行为，保障各项物资及时优质供应，降低物资采购成本，强化物资采购管理，根据国家相关法律法规以及《上海医药集团股份有限公司采购招标管理办法》、《上海医药集团股份有限公司供应商廉洁合规管理办法机《上海医药集团股份有限公司工业企业原辅包采购管理制度》等制度、上药集团常州药业股份有限公司相关制度规定，并结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条 本办法适用于公司及所属子公司。
第三条 本办法所指物资包含公司及所属单位生产经营过程中使用的所有物资（不含工程和机器设备等固定资产投资项目），包括但不限于：制剂原辅料、化工原料、包装材料、化学试剂、实验耗材、劳保用品等。
第四条 本办法作为公司物资采购管理的基本规范。公司物资采购管理的原则是公开、规范、有效。物资采购管理的理念是职责明确、归口管理、高效规范。
第二章 物资采购职责分工
第五条 物资采购统一由供应部归口，管物资部门采购职责：
- 负责公司年度采购预算的编制和实施；负责每月根据生产计划，结合库存情况（必须优先利用现有库存），编制月份物资采购预算和序时采购计划并实施；
- 负责公司药用原辅料、化工原料、包装材料、化学试剂、实验耗材、劳保用品的采购工作；
- 负责通过网络、会展、刊物、行业交流等渠道，收集公司所需的质优价廉的物资信息，千方百计开发合格供应商，
时刻关注市场变化，每季度对主要原材料的价格走势作出分析判断，书面报告分管领导，密切关注自然灾害或国家监管等引起的货源紧张，价格大幅上涨情况，保证物资稳定的货源，降低公司采购成本； - 根据 GMP 要求，积极配合品管部，对主要物资供应商进行质量审计，建立供应商档案，对供应商进行质量、价格、付款条 件、服务、交货期等的考核评价；
- 负责采购招标商务标的起草，组织物资采购招标、比价议价、询价、采购物资成本合理预测：
- 负责采购合同的签订、履行和保管；
- 配合储运、财务、品管和生产部门，做好财务软件系统的采购订单编制、物资验收入库、发票报账，供应商对账，物资清查盘点，生产过程中质量跟踪，以及退换货索赔处理；
- 落实《药品管理法》、 GMP 规范、《民法典》以及上海医药有关廉洁采购的规定。
第六条 财务部的物资采购职责
- 物资采购的财务审核报账，供应商对账与货款支付；
- 定期组织物资清查盘点；
- 监督南通常佑执行本办法。
第七条 审计部／合规部的物资采购职责
- 参与物资采购的招标、比价议价、供应商审计；
- 对物资采购订单和采购发票价格进行审查；
- 审核所有物资采购合同；
- 监督南通常佑执行本办法。
第八条 其他有关部门物资采购职责 - 品管部、中心化验室参与供应商质量审计，按照 GMP规范要求检验化验，参与物资采购的招标，供应商考核评价；
- 储运部负责入库物资实物数量逐项核对验收及外观质量检查验收；
- 生产部参与供应商质量审计和供应商考核评价；
- 使用车间和各职能部门，可以对物资采购的价格、质量、送货节点、付款条 件等进行监督，在保证外购物资质量要求的前提下，使用车间及部门有权要求供应部，到更具价格优势的供货商处采购，涉及价格谈判、合同签订、借款、报账、验收入库等手续仍由供应部负责。全体员工均可以推荐合格供应商。
第三章 物资采购价格管理
第九条 采购价格的审核方式
公司物资采购的主要方式有招标采购、竞争性比价采购和定点采购三种，并根据不同的采购方式有不同的价格审核方法，具体内容见第十条 至第十二条 的规定。
凡大额原辅包采购〈单次采购金额达到 500 万元）或采用单一来源方式采购的原辅包〈纳入集团集中采购的原辅包除外），需通过公司单位“三重一大”审批流程，并符合公司的管理要求。
第十条 物资招标采购的价格管理
- 招标采购的适用条件
市场物资供应充足，具有充分竞争性且合同标的金额在500 万元以上的，或者年采购金额累计超过 500 万元的同类物资采取招标方式进行采购。严禁供应部将可纳入招标采购的物资通过拆细、化整为零的方式进行采购。 - 招标的原则
供应部需提供不少于三家的供应商进行招标，由于特殊原因达不到招标条 件的，需经公司分管领导审核，总经理批准。 - 招标组织与流程
(1）招标的依据
供应部应不断开发新供应商，对达到招标采购条 件的物资要组织招标采购。
(2）招标的组织
招标采购由供应部组织，公司审计部、品管部、生产部派专人参加招投标工作，联合制定物资采购的招标书与评标标准，并参加招标的全过程，每次参加招投标供应商要求不少于 3 家。
供应部要提出招标采购方案，与相关部门共同编制完成招标书与评标书〈商务标和评标标准由供应部起草，技术标由品管部起草，招标文件和评标标准由上述几部门联合评审），按招标文件审核会签流程，审议批准后开展工作。
(3）评标的原则
评标会由公司分管领导组织上述相关部门和人员评审，评标定标原则为“四比原则”，即比质量、比价格、比付款条 件、比交货进度，并以此为中心来编制评标书，并按照评标书进行评审。
(4）参与招标评标部门的职责
供应部负责推荐供应商以及招投标的组织，负责提出招标采购价格的初步建议，对供应商的供货能力进行评定，并组织供应商目录的补充完善和管理，负责根据历史采购价格和市场信息，进行成本预测，制定招标采购控制价格，对招标确定的价格合理性负责；
审计部／合规部负责对招投标文件的合理性、合规性、法律条 款进行审核，控制合规、法律风险；负责对招投标的公开公正性进行全过程的监督；
品管部、使用部门根据技术质量协议，负责对供应商供货物资的规格型号、数量、质量标准等信息进行审核。
(5）评标结果的应用
评标结果作为采购合同签订的依据，需要参加评标的各位成员签字确认。供应部应严格执行评标结果。
(6）评标后价格调整的审批
对于招标后，年度内价格变化比较大的物资，采购部门要及时与供应商进行协调，并及时调整采购价格，其中涉及招标价格上涨的，需出具书面报告，经审计部／合规部审核、分管领导及总经理批准后方可签订合同执行。
(7）招标执行的监督
审计部／合规部是公司采购招标过程监督和招标后价格执行日常监督的主管部门，遇特殊情况书面报告公司领导。
重点监督以下事项：
采购招标是否按规定程序进行；
采购招标的执行情况；
是否存在泄露采购物资控制价格或招标标底、收受贿赂、质次价高等违规现象。
采购单位是否存在不在公司确定的供应商采购；
采购单位是否在公司招标确定的价格范围之内进行采购，超过招标价格采购的，公司不予结算；
是否有以次充好、短斤缺两（规定的损耗除外）、降低质量标准、抬高物资采购价格的行为；
是否将收取的各种规费及收入私存“小金库”，不缴财务部入账；
采购单位是否有采购价格未经审查批准，先采购入库、后补签合同的行为。
采购单位是否存在应该招标采购而未招标的现象。 - 纳入上药集团招标采购的物料，原则上应执行集团招标的结果。对于有特殊要求的物料供应商，应综合考虑风险和成本因素，可结合公司实际情况，通过“三重一大”审批流程确定；相关物料的采购价格不得高于集团协议价格。
第十一条 竞争性比价采购的价格管理
- 竞争性比价适用条件
非独家供应的物料，但暂不满足招标采购的条 件，此类情况采用比价采购的方式。 - 竞争性比价原则
供应部原则上选取至少三家供应商进行评比，从质量、价格、进度、服务等方面择优选定，以确保同等条 件下价格具有竞争性。 - 竞争性比价采购的价格审批程序
(1）供应部应多渠道了解市场信息，尽可能寻找供货方，并将物料需求，包括采购数量、质量标准、交货时间等具体要求，发给相应的供应商，等待报价；
(2）供应部收集价格，以及质量、交期、付款条 件等信息，综合评估，下单采购，必要时与物料申购人共同商议，择优确定。比价过程应有记录；
(3）价格审定后，供应部需按照公司合同管理相关规定办理合同审批、采购等事项。
第十二条 定点供货的价格管理
定点采购是指合同标的只能从特定供应商处获得，具有独家和不可替代性，或者为保障公司重大利益而急需的采购。
定点采购主要适用于 GMP 体系内的供应商，供应部应尽可能开发供应商，减少独家供应商的情况；对于独家供应商，应尽可能维持良好的合作关系，争取到优惠的价格和完善的服务；对于两家或两家以上的供应商，下单时也应该遵循比价采购的原则。
第四章 物资采购的质量管理
第十三条 物资采购分有 GMP 资质要求和无 GMP 资质要求二种方式。
对于 GMP 体系内的物料，参照供应商管理规程（CY-09-011 ）。
非 GMP 物料也应符合公司的质量管理要求，提供合法的生产资质、合适的产品包装、合格的检验报告。
第五章 物资采购合同管理
第十四条 所有物资采购行为，必须签订采购合同。
(1）采购合同连续编号，供应部设立采购合同登记簿，由专人负责合同管理。
(2）合同中应写明供应商名称〈全名），产品名称、规格、质量、数量、单价、金额、产品技术标准、交货期限、交货地点、运输方式、质检标准和付款方式等。
(3）合同中应写明违约责任，应明确当事人双方或者一方有违约行为时，责任承担的方式和标准。
第十五条 物资采购合同的审核和批准
按照公司[2023 ] 9 号《合同审核签约权限规定》的要求进行合同审核、会签。采购人员未经会签审批私自与供应商签订合同的，造成的经济损失由责任人员承担。
供应部重点审查合同中签约对方的资格及信用，上述第十五条 （2）规定内容，双方权利义务；
审计部／合规部重点审核是否符合公司制度和流程，是否招标、比价采购，是否与预算相符，付款进度和方式，发票开具、价格和税金承担，并从法律的角度审查合同的合法性、严密性、可行性、权利义务、违约责任。
第六章 物资采购验收与付款
第十六条 物资入库时，保管员、质检员办理验收手续，在仓储信息化系统内与采购订单核对待收货物资名称、规格、数量是否与相符，检查包装封印是否完好，计量物资按净重验收，计件物资按清点验收，需要试验化验的则由质检员化验，保管员、质检员、采购员应在收料单上签字确认，以履行其职责。
在验收中发现的问题，要及时通知品管部和供应部，并同时做出记录备案，分清责任，责任不清时严禁验收入库。
第十七条 供应部采购员将供应商开具的，并有供应部经理审核签字的发票与仓库收料单，交审计部／合规部审核采购发票价格、仓库收料单与合同价是否一致后，及时交财务部入账。
材料会计必须审核相关收料单，供应商发票的内容，是否一致，有无经授权人的核准签字，确定供应商发票计算的正确性，并准确迅速地记录资产和负债。
对实物收到而采购发票未到的物资，供应部应在月未办理暂估入库手续，即按合同价或暂估价填写在收料单上，交材料会计月未办理估价入账，在次月初用红字冲回，暂估入库业务不能超过 3 个月。
第十八条 供应部必须在经审批过的物资采购申请单、采购合同、收料单、供货商发票等核对无误的基础上，结合实际情况（如根据产品市场紧俏程度，付款期采用 1 个月、2 个月、 3 个月、一批压一批等办法〉填写付款结算通知单，按照公司财务制度规定的审批权限，依次经部门经理、财务总监、总经理审批。
第七章 供应商管理
第十九条 供应商的新增和淘汰管理供应部要建立供应商管理信息系统和供应商引进和淘汰制度。每年一季度会同品管部对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条 件及其资信、经营状况等进行考核评价。供应部每年要引进优秀的新供应商参加投标或比价，并淘汰较差的原供应商。
第二十条 供应部在供应商目录内进行采购。
第八章 附则
第二十一条 本制度由供应部负责解释，本制度自发布之日起执行。
第二十二条 南通常佑药业科技有限公司按本规定执行。
常州制药厂有限公司
2024.05.28
