编号：公司-办-004-2026-V1
公司档案管理制度（点击查看）
第一章 总则
一、目的
为了进一步规范常州制药厂有限公司（以下简称“公司”）档案管理工作，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使之更好地服务于公司经营和管理工作，发挥档案的凭证依据及信息服务等作用，根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，结合本公司实际，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、定义
公司档案：是指公司在生产经营和管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图标、音像、数字等不同形式的历史记录。
归档文件：是指公司在其职能活动中直接形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种文件材料，包括纸质和电子文件材料。
整理：是指将归档文件进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括数据收集、存储等）。
特殊载体档案：包括电子文件档案和实物档案两部分。电子文件：是指以数码形式记录于光盘、硬盘、U盘等载体，依赖计算机阅读处理并可在通信网络传输的文件，如：重要活动的数码照片、视频等。实物档案：是指特殊材质为主要载体的档案，如奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾等。
四、主管部门职责
总经理办公室是公司档案的主管部门，并设专职档案管理员岗位负责档案室管理，有以下主要职责：
1．根据公司规定负责公司档案收集、整理、分类、归档、保管、利用、鉴定和销毁等档案全生命周期管理，确保档案管理整洁规范有序。
2．负责档案库房管理，做好防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等“八防”安全防护措施，确保档案的安全保管。
3．严格执行查档案借阅手续，调档和归档力求迅速与准确。
4．主导推进档案信息化管理，提升公司档案的管理水平和利用效率。
第二章 文件的形成、收集、整理与归档
一、文件的形成与收集
（一）文件归档范围
公司及各部门在各项工作、活动中形成的，能反映本公司主要职能活动和历史面貌的、具有保存价值的文件材料均应归档，包括文书档案、科技档案、特殊载体档案等。公司的文件材料归档范围具体可参考国家规定《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》和《常州制药厂有限公司档案归档分类》（见附件1）
（二）文件形成要求
公司形成的文件应当使用耐久、可靠、满足长期保存要求的记录载体和方式。归档文件材料应真实、完整、准确。
二、归档时间及流程
（一）一般档案归档规定
1．文件材料由形成部门整理后归档，归档时间参照国家规定《企业档案工作规范》执行。本单位日常工作及重大活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体文件，次年1-3月为归档期，次年5月完成立卷归档。
2．各部门负责人为档案管理责任人，并指定一名档案管理联络员。联络员负责本部门档案的收集、整理工作，按规定及时移交档案室，任何部门或人员不得将应归档文件材料据为己有或者拒绝归档。
3．档案移交前，形成部门需编制交接清单（可参考附件3），列明档案名称、编号、归档部门、归档时间、归档人、页数等，并提交至BPM归档系统。档案移交时，交接双方对照清单所列内容逐项查验，核对无误后，档案管理员同步BPM系统上完成收档工作。
4．档案管理员需在接收材料后的5个工作日内，按照档案分类标准及整理规范，对材料进行鉴别、分类、排序、编号、编目等系统化整理，并完成装订、装盒等工作，经检查无误后及时将档案入库上架，并同步BPM系统完成档案上架操作，实现流程闭环。
（二）特殊情况归档规定
1．公司撤销部门的未归档文件材料应当明确归档部门和责任人，在部门撤销后1个月内归档，尚未完成的项目（业务）文件材料应当及时移交项目（业务）承接部门按要求归档。
2．企业人员岗位变动时，待归档文件材料需交由接任者按规定完成归档工作。
3．关、停、并、转档案应随到随归，档案室负责给予必要的指导。一般宜于工作交接完成后三个月内完成。
三、档案的分类、编号及保管期限
（一）公司制定《档案归档分类》，确保分类科学合理，便于档案的统一管理。
（二）分类方案确定后应当保持稳定，不得随意更改，以维护其连贯性和规范性。
（三）案卷归档时，由档案管理员核定并标注保管期限。具体分类、档号编制及保管期限参照相关附件及国家规定《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》和《企业档案工作规范》执行。
（四）根据档案的价值，确定档案的不同保管期限，按照国家标准，档案的保管期限一般划分为永久、定期两类，其中定期分为30年和10年，介于两个保管期限之间，其保管期限一律从长。
四、归档整理要求
（一）归档文件整理应当遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。整理方法可以参照国家规定《归档文件整理规则》。
（二）公司档案应当逐卷或逐件编制档号。档号应当指代单一，体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等基本属性。
五、归档质量要求
（一）归档文件应齐全、完整，有原件的务必归档原件，无原件的，归档具有凭证价值的复制件。
（二）归档文件应按档案分类法进行分类整理，保持其历史关联性。
（三）编制档案目录应信息详实。文件标题需简明准确，日期、责任者等信息应完整填写，便于查找利用。
（四）纸质归档文件应采用耐久书写材料，宜使用碳素墨水。对铅笔、圆珠笔、传真件、复写件、热敏纸等易损载体或易褪色字迹，应复印后原件与复印件一同归档。
（五）实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾等）必须归档原件，并保持完好。
第三章 档案的保管、利用、鉴定与销毁
一、档案的保管
（一）库房环境管理
档案库房管理应坚持“坚固实用，安全防范，科学管理，利用方便”的原则。 档案库房应具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，确保档案的安全保管。
1．档案库房内应做好温湿度控制，根据天气条件进行开窗、通风、除湿等工作。一般温度应保持在14-24度、相对湿度保持在45%-60%，并做好库房温湿度记录。
2．档案库房内应经常保持清洁，定期打扫卫生，做到窗明、门洁、地净、箱柜无灰尘。档案箱柜必需摆放整齐，定期更换箱柜内放置的防虫药物。
3．档案库房内的档案应按照年度和分类号规范存放。档案材料进出库房要进行登记，定期进行库藏档案的盘点工作，发现问题及时上报。
4．严禁在档案库房内存放个人物品或堆放杂物，严禁烟火，严禁带入食品等。
（二）库房安全管理
1．档案库房是机要重地，钥匙应专人保管。非档案室工作人员不得擅自进入，因公需进入者，须由档案室工作人员陪同。
2．消防器材需安置在便于使用处，定期检查，保持其良好性能。
3．档案管理人员调阅档案后，应及时关闭箱柜门。库房门窗必需紧闭，离开库房要及时关闭电源，锁好门窗，下班前要认真检查，确保库房安全。
二、档案利用
（一）查借阅流程提报
公司各部门凡需查借阅公司档案者，均需在公司BPM系统中提报档案查借阅流程，经相关领导审批同意后，方可办理查借阅手续，档案管理员需同步BPM系统完成档案实时状态更新（已阅或借出）。
（二）查借阅分级审批及行为规范
1．查借阅权限
查借阅人员原则上仅限查阅或借阅本部门存档文件。若需查阅或借阅其他部门文件，需事先经过档案形成部门相关领导审批同意；查阅或借阅财务档案，需在其指派专人陪同下办理相关手续。
2．审批程序
①查阅：本部门档案，需经本部门负责人批准；非本部门档案，需同时经本部门及档案形成部门负责人审批。
②借阅：公开文件，需经申请部门负责人审批；秘密档案需档案形成部门分管副总审批；机密、绝密档案必需经总经理审批；
3．复印、拍照、抄写、带离档案室等行为均视为借阅；现场查阅时，严禁进行复印、拍照或带离档案。
4．档案借出使用时，借期原则上不超过一周。特殊情况如需续借，应在有效期内归还档案室，经档案管理员检查档案完好后，可在BPM流程中办理续借手续，续借时间不得超过一周，而且只能续借一次，如还需要借阅需重新走借阅流程。借阅者未经允许不得将档案带出公司。
5．查借阅过程中应妥善保管档案，确保档案的完整性。不得将档案任意拆开、勾划、涂抹、抽换、污损、划杠、折角、添字、损坏，不得遗失。
6．如需复制档案或索取档案证明，需经档案管理人员同意。复制件和证明中引用材料应与原件一致并注明出处，经审查无误后，加盖“常州制药厂有限公司综合档案室”印章生效。
（三）档案归还与处罚
1．正常归还流程
档案借阅期满或使用完毕后，借阅人应及时归还，档案管理员需当面清点核对档案数量与完好性，确认无误后在BPM系统中将档案状态标记档案完好，并完成上架，完成管理闭环。
2．逾期未归还处理
对于逾期未归还者，档案管理员应于到期次日启动催还程序。若逾期超过3个工作日未办理续借手续的，BPM系统自动限制其后续档案查借阅权限，直至档案归还。
3．档案损毁与遗失处理
档案归还时如发现破损、缺页或者遗失，按以下程序处理：
立即上报：档案管理员需立即暂停办理归还手续，封存档案，并上报本部门负责人。
书面说明：要求借阅者在3个工作日内，提交经其部门负责人及分管副总签字确认的《档案异常情况说明与处理申请书》。
调查与认定：档案管理部门进行调查核实，明确原因与责任。确系因借阅人个人过失造成损失的，依情节轻重及档案价值予以经济处罚。
处置与留痕：根据最终处理意见，对档案进行修补、复印留存或报废处理，并将最终状态（如“已修补”、“复印件留存”、“已报废”）同步更新至BPM系统。整个过程中相关书面材料，必需归入原档案盒存档，确保全过程可追溯。
4．责任界定原则
所有查借阅记录及审批流程均需在BPM系统中完整留存，作为责任追溯依据。档案使用全程需遵循“谁申请、谁负责”原则。申请人是档案安全、完整的第一责任人，必需对因保管不善、违规使用或转借所引发的一切后果承担相应责任。
三、档案的鉴定与销毁
（一）档案的鉴定
1．由总经办牵头有关职能部门，成立鉴定小组，对已满保管期限的档案定期进行逐卷、逐页的审查鉴定。对于仍有利用价值的档案，应作延期销毁或重新划分保管期限并做出标注；对于失去利用价值的档案，必需整理汇总成销毁清册。
2．档案管理员应将鉴定情况汇总成鉴定报告，连同销毁清册报请分管领导审批、核准。
（二）档案的销毁
1．档案的销毁必需严格遵守销毁程序，必需送指定地点销毁。
2．销毁时，档案室组织档案销毁工作，并与相关业务部门共同派员监销。档案销毁前，监销人应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对，确认无误后档案部门做好档案出库记录；监销后，监销人员需在销毁清册上签字，并注明销毁日期。
3．销毁工作形成的材料均应立卷归档，永久保存，包括鉴定报告、领导审批、销毁清册等。未经鉴定和批准，任何人均不得销毁任何档案，违者必究。
第四章 特殊载体档案管理
一、收集整理： 实行一文一件制，由文件形成部门负责整理，著录信息应简明准确。实物档案参照文书档案编目，贴标签存放专柜，并与纸质档案注明互见号。
二、保管要求： 按载体性质区别保管，光盘需避免刮擦、竖立存放，电子介质（如U盘）应存于防磁柜。
三、利用流程： 与一般载体档案相同，通过BPM系统办理查借阅审批手续。
第五章 档案密级管理
依据公司《商业秘密管理制度》（常药厂〔2024〕36号），公司档案划分为绝密、机密、秘密、公开四级。密级由档案形成部门负责人在归档时确定，原则上不予变更；确需调整的，须经档案形成部门报备档案室负责人联合批准。
第六章 附则
一、本制度由总经办负责制定、解释和修订，经总经理批准后，自发布之日起执行。
二、附件
| 序号 | 文档名称 | 文档编号 | 备注 |
| 1 | 常州制药厂有限公司档案归档分类 | 附件1 | |
| 2 | 常州制药厂有限公司档号编制规则 | 附件2 | |
| 3 | 档案归档交接登记表 | 附件3 | |
| 4 | 档案鉴定清册模板 | 附件4 | |
| 5 | 档案销毁清册模板 | 附件5 | |
| 6 | 温湿度登记记录表 | 附件6 | |
| 7 | 卷内文件目录 | 附件7 | |
| 8 | 卷内备考表 | 附件8 | |
| 9 | 企事业档案案卷分类目录 | 附件9 | |
| 10 | 人事档案转递登记 | 附件10 | |
| 11 | 人事档案管理 | 附件11 | |
| 12 | 财务档案管理 | 附件12 |
附件1：
常州制药厂有限公司档案归档分类
文书档案归档分类
| 一级目录 | 二级目录 | ||
| 分类号 | 类目名称 | 机构／问题代码 | 机构／问题名称 |
| 0 | 党群工作类 | 1 | 党务工作 |
| 2 | 组织工作 | ||
| 3 | 宣传工作 | ||
| 4 | 纪检工作 | ||
| 5 | 武装保卫 | ||
| 6 | 协会工作 | ||
| 7 | 工会工作 | ||
| 8 | 团委工作 | ||
| 1 | 行政管理类 | 1 | 行政事务 |
| 2 | 安环保卫 | ||
| 3 | 法律事务 | ||
| 4 | 审计稽查 | ||
| 5 | 人事福利 | ||
| 6 | 教育培训 | ||
| 7 | 外事工作 | ||
| 2 | 经营管理类 | 1 | 经营决策 |
| 2 | 计划工作 | ||
| 3 | 统计工作 | ||
| 4 | 财务管理 | ||
| 5 | 资产管理 | ||
| 7 | 物资管理 | ||
| 9 | 产品销售 | ||
| 10 | 合同管理 | ||
| 11 | 知识产权类 | ||
| 3 | 生产技术管理类 | 1 | 生产调度 |
| 2 | 质量管理 | ||
| 2 | 能源管理 | ||
| 3 | 安全生产 | ||
| 4 | 科技管理 | ||
| 5 | 环境保护 | ||
| 6 | 计量工作 | ||
| 7 | 科技管理 | ||
| 8 | 标准化工作 | ||
| 9 | 档案和信息工作 | ||
科技档案归档分类
| 一级目录 | 二级目录 | ||
| 分类号 | 类目名称 | 分类号 | 类目名称 |
| 4 | 产品类 | 1 | 片剂 |
| 2 | 针剂 | ||
| 3 | 原料药 | ||
| 4 | 胶囊 | ||
| 5 | 添加剂 | ||
| 5 | 科学技术研究类 | 1 | 新品研发 |
| 2 | 工艺成果 | ||
| 6 | 基本建设类 | 1 | 生产类车间 |
| 2 | 辅助性建筑 | ||
| 3 | 福利性建筑 | ||
| 7 | 设备仪器类 | 1 | 厂区公共区域 |
| 2 | 车间专用 | ||
附件2
常州制药厂有限公司档号编制规则
（一）文书档案档号编制规则。
档号结构为：档案门类代码-年度-保管期限代码-机构／问题代码-件号。
示例：0-2015-D30-01-1
说明：0为档案门类代码（文书党群类档案）,2015为存档年度，D30为保管期限代码（定期30年）,01为问题代码（党务）,1为件号。
（二）科技档案档号编写规则。
档号结构为：分类号-案卷号-件号-保管期限代码一年度
示例：5.1.4-3-7-Y-2025
说明：5.1.4为分类号（5科学技术研发类，1新品研发，4产品代码）,3（这产品的第3套文件）,7（这套文件中排第7),Y代表保管期限为永久，2025为存档年度。
附件3
附件4
附件5
附件6
附件7
附件8
附件9
附件10
附件11
人事档案管理
一、人事档案收集整理
（一）人事档案归档实行一人一件制，由人力资源部门负责收集。收集完成后写明归档的内容及涉及的相关人名、事项。目录一式两份，由档案室与人力资源部分别保管。
（二）人事档案建档编号，采用4位数笔形码编号，即取角规则：2个汉字名字取汉字1左上及右下，汉字2左上及右下；3字汉字名字取汉字1左上，汉字2左上，汉字3左上及右下；4字汉字名字取汉字1左上，汉字2左上，汉字3左上，汉字4右下。
（三）人事证书类档案归档文件收档后及时存入相应名字的人事档案中。
二、人事档案保管要求
人事档案需根据保管要求，储藏于符合相关要求的档案库房内。
三、人事档案的利用
（一）鉴于人事档案的特殊性，查阅、借阅应由相应人事或党组织部门人员到档案室借阅，填写《人事档案转递登记》。
（二）人事档案提取，档案室或人事部门人员到档案室填写《人事档案转递登记》，方可取出。档案利用过程中，请做好保密工作。
（三）离职人员档案，应由接收单位出具《流动人员人事档案调档函》后，邮寄EMS或机要件至相应单位，接收单位收到人事档案后，邮寄返还《人事档案转递通知单回执》。
附件12
财务档案管理
财务凭证作为企业经济活动的重要记录，对于企业的财务管理和运营决策具有至关重要的作用。
一、财务凭证归档范围
会计凭证类、财务报表类、其他财务相关文件。
二、财务档案归档流程
（一）财务档案归档由财务部门负责收集、装订和初步整理。按照各类凭证进行分类，装订整齐。装订时应在封面和侧脊处注明凭证的起止日期、册数等信息，方便后期查询和检索。
（二）报表类和其他财务文件应分门别类的整理装订好。填写《档案归档交接登记表》，目录一式两份，由档案室与财务部分别保管。
（三）财务档案收档后，应及时上架，文件材料视相关情况归入财务库或文书库内。
三、财务档案保管要求
财务档案需根据保管要求，储藏于符合相关要求的档案库房内。
四、财务档案的利用
（一）鉴于财务档案的特殊性，查阅、借阅应由相应财务部人员到档案室借阅，其他部门人员借阅视为无效。
（二）财务档案提取、利用审批手续与一般载体档案相同，鼓励采用档案管理系统线上授权的方式提供利用。